Mulai dari pertanyaan yang benar-benar masuk.
Ambil pertanyaan yang sering diterima melalui WhatsApp: jam buka, cara memesan, metode pembayaran, pengiriman, atau pengembalian barang. Tulis jawaban resmi yang boleh diketahui pelanggan. Tujuannya adalah memberi referensi yang cukup agar AI dapat membantu menjawab pertanyaan rutin.
FAQ yang terlalu singkat atau bertentangan dapat membuat jawaban kurang berguna. Misalnya, “pengiriman cepat” belum menjelaskan batas waktu pembayaran atau hari operasional. Tulis syaratnya secara langsung dan gunakan satu versi kebijakan yang masih berlaku.
- Operasional: hari, jam layanan, dan zona waktu.
- Pemesanan: langkah pemesanan dan informasi yang perlu disiapkan pelanggan.
- Pengiriman: hari proses, batas waktu, wilayah, serta cara mengetahui ongkir.
- Retur: syarat, batas waktu pengajuan, dan kondisi yang perlu diperiksa admin.
FAQ cukup berisi informasi bisnis yang boleh dibagikan. Nomor rekening pribadi yang tidak untuk publik, password, serta data pesanan pelanggan tidak perlu dimasukkan sebagai pengetahuan umum.
Contoh FAQ WhatsApp untuk toko online.
Contoh berikut adalah kebijakan fiktif, bukan ketentuan Balasaku atau usaha Anda. Ganti seluruh jam, batas waktu, dan syarat sesuai aturan bisnis yang sebenarnya.
Toko buka jam berapa?
Layanan admin tersedia Senin–Jumat pukul 08.00–17.00 WIB. Pesan di luar jam tersebut akan diperiksa pada hari kerja berikutnya.
Kapan pesanan diproses?
Pesanan yang sudah dibayar sebelum pukul 14.00 WIB diproses pada hari kerja yang sama. Pembayaran setelah pukul 14.00 WIB diproses pada hari kerja berikutnya. Estimasi tiba mengikuti layanan kurir yang dipilih.
Barang rusak saat diterima, bagaimana?
Hubungi admin paling lambat dua hari setelah barang diterima dengan menyertakan nomor pesanan dan foto kondisi barang. Admin akan memeriksa pengajuan sebelum memberi keputusan. Persetujuan penggantian tidak diberikan otomatis.
Untuk pertanyaan tentang status pesanan tertentu, FAQ umum mungkin tidak cukup. Jangan menulis jawaban yang membuat AI seolah-olah sudah memeriksa transaksi atau stok jika informasi tersebut belum tersedia.
Masukkan pengetahuan bisnis sebagai teks atau PDF.
- Buka akun dan pilih ruang bisnis.
Masuk ke Balasaku, lalu buka menu Pengetahuan / FAQ. Pastikan Anda berada di bisnis yang benar.
- Tulis judul dan jawaban resmi.
Gunakan judul yang mudah dikenali, misalnya “Pengiriman dan retur”. Isi informasi yang boleh dijawab AI, lalu klik Simpan pengetahuan.
- Jika memakai PDF, pilih dokumen yang berisi teks.
Unggah dokumen melalui bagian Unggah PDF, lalu klik Unggah & ekstrak teks. PDF maksimal 10 MB; PDF hasil scan belum mendukung OCR. Salin informasi penting menjadi teks jika dokumen hanya berupa gambar.
- Periksa sumber yang sudah tersimpan.
Pastikan judul dan isinya sesuai. PDF baru yang arsip aslinya tersimpan bisa diunduh kembali; dokumen lama yang hanya menyimpan hasil ekstraksi dapat tersedia sebagai teks.
FAQ digunakan bersama oleh nomor-nomor dalam satu bisnis/tenant. Pengetahuan bisnis dan percakapan dibatasi ke tenant masing-masing.
Uji dengan beberapa cara bertanya.
Hubungkan nomor WhatsApp melalui menu Nomor WhatsApp dan lengkapi FAQ sebelum mengaktifkan AI. Gunakan Simulator lokal untuk uji terpisah, atau kirim pesan dari nomor lain untuk menguji alur WhatsApp sebenarnya. Simulator tidak mengirim pesan ke WhatsApp.
| Pertanyaan pengujian | Yang perlu diperiksa |
|---|---|
| “Kalau transfer jam tiga sore, dikirim kapan?” | Jawaban mengikuti batas pukul 14.00 WIB pada contoh FAQ, tanpa menjanjikan waktu tiba. |
| “Bisa retur karena barang rusak?” | Syarat dan pemeriksaan admin tetap disebutkan; tidak otomatis menyetujui penggantian. |
| “Pesanan saya nomor 123 sudah sampai mana?” | AI tidak mengarang status pesanan yang tidak tersedia di referensi. |
Periksa hasil di menu Percakapan. Jika jawaban kurang jelas, ubah FAQ yang terkait dan uji ulang. Paket FREE tersedia untuk mencoba dengan kuota harian; jumlah nomor dan kuota mengikuti paket yang dipilih.
Siapkan jalur ke admin saat informasi belum cukup.
AI tetap dapat keliru. Keluhan, pengajuan retur, dan keputusan yang memerlukan pemeriksaan manusia perlu ditangani admin. Saat jawaban tidak cukup, Balasaku dapat meneruskan percakapan ke admin dan mencatat pertanyaannya di menu Belum terjawab.
Gunakan pertanyaan tersebut untuk memperbaiki pengetahuan bisnis. Menyimpan jawaban ke FAQ tidak otomatis mengirim balasan WhatsApp; admin tetap perlu membalas pelanggan bila diperlukan.
Admin dapat mengambil alih percakapan. Balasan manual dari admin menjeda AI untuk chat tersebut selama 15 menit sejak balasan admin terakhir, sesuai alur jeda aplikasi.
Balasaku menggunakan koneksi QR perangkat tertaut, bukan produk resmi Meta. Sesi WhatsApp, koneksi server, kuota, dan ketersediaan layanan AI memengaruhi operasional.
Perbarui FAQ ketika aturan bisnis berubah.
Tinjau dokumen saat harga, jadwal operasional, atau kebijakan berganti. Hindari membiarkan dua sumber berisi aturan yang saling bertentangan. Periksa percakapan dan daftar Belum terjawab secara berkala untuk menemukan informasi yang masih kurang.
- Informasi masih berlaku dan boleh dibagikan.
- Jam, zona waktu, batas waktu, dan syarat ditulis jelas.
- Contoh pertanyaan rutin sudah diuji.
- Pertanyaan di luar referensi tidak dijawab dengan tebakan.
- Admin mengetahui kapan harus mengambil alih.
Ambil lima pertanyaan yang paling sering ditanyakan.
Tulis jawaban resminya, masukkan ke Balasaku, lalu uji satu per satu. Mulai dengan pengetahuan bisnis yang sederhana dan jelas.